Un proyecto de digitalización de archivos tiene, casi siempre, un volumen de documentos definido y una fecha estimada de cierre. Comprar impresoras multifuncionales y computadores para un proyecto de unos meses deja equipos sin uso apenas termina la digitalización, mientras que el renting permite tenerlos solo mientras el proyecto está activo.
Qué equipos necesita un proyecto de digitalización de archivos
Un proyecto de este tipo suele requerir:
- Impresoras multifuncionales, que incluyen función de escaneo, para digitalizar documentos físicos.
- Computadores para indexar, clasificar y organizar los archivos ya digitalizados.
- Servidores o almacenamiento centralizado para consolidar la información del proyecto.
- Portátiles adicionales, cuando el proyecto involucra equipos de trabajo distribuidos en varias sedes.
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Por qué el renting es una opción práctica para proyectos con fecha de cierre
Un proyecto de digitalización tiene un inicio y un final claros. El renting evita que la empresa termine comprando impresoras y computadores que, una vez digitalizado el archivo, quedan sin una función clara dentro de la operación diaria.
Cómo planear la tecnología de tu proyecto de digitalización paso a paso
Este es el orden recomendado para equipar un proyecto de digitalización de archivos:
- Define el volumen de documentos a digitalizar y el plazo estimado del proyecto.
- Calcula el número de impresoras multifuncionales y computadores necesarios según ese volumen.
- Solicita cotización de impresoras multifuncionales en alquiler ajustada al tiempo del proyecto.
- Coordina la entrega e instalación en las sedes donde se realizará la digitalización.
- Define el proceso de devolución de equipos y el borrado seguro de datos al finalizar el proyecto.
Respuesta directa: qué equipos rentar para digitalizar archivos empresariales
Para un proyecto de digitalización, lo habitual es rentar impresoras multifuncionales con función de escaneo y computadores para indexar la información. La cantidad de equipos depende del volumen de documentos y del plazo en el que se debe completar el proyecto.
Por qué la continuidad del servicio importa durante un proyecto de digitalización
Una impresora multifuncional fuera de servicio en medio de un proyecto de digitalización detiene todo el flujo de trabajo del equipo. APG Tecnología ofrece soporte técnico en sitio en menos de 6 horas y mantenimiento preventivo cada seis meses, respaldado por más de 20 años de experiencia en el mercado colombiano. Logicem, cliente de APG, destaca la rapidez y eficiencia en la atención de solicitudes como parte de su experiencia con el servicio.
Preguntas frecuentes sobre renting para digitalización de archivos
¿Las impresoras en alquiler incluyen función de escaneo?
Las impresoras multifuncionales incluyen función de escaneo, además de impresión y copiado, lo que las hace adecuadas para proyectos de digitalización de archivos.
¿Puedo alquilar los equipos solo por la duración del proyecto de digitalización?
Sí, el contrato se puede ajustar al plazo estimado del proyecto, sin necesidad de mantener los equipos una vez completada la digitalización.
¿Qué pasa con los datos digitalizados al devolver los equipos?
Es importante confirmar con el proveedor el proceso de borrado seguro de datos en los equipos que hayan almacenado información durante el proyecto, antes de que estos se devuelvan al inventario del proveedor.
Digitalizar tus archivos no requiere comprar equipos que luego queden sin uso
Un proyecto de digitalización de archivos tiene una vida útil definida, y la tecnología que lo soporta debería tener ese mismo horizonte. Rentar impresoras multifuncionales y computadores solo por el tiempo que dura el proyecto evita que la empresa termine con equipos sin una función clara una vez el archivo está digitalizado.
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