A continuación se explican los principales estándares de borrado de datos reconocidos en la industria, que su empresa puede usar como referencia al preguntar a cualquier proveedor de renting, incluido APG Tecnología, cómo gestiona este proceso antes de reasignar un equipo a otro cliente.
Por qué el borrado de datos es un tema crítico en el renting tecnológico
El renting tecnológico implica que los equipos rotan entre distintos clientes a lo largo de su vida útil. Un computador que usó su empresa durante un año será, después del mantenimiento correspondiente, entregado a otra organización. Si el proceso de borrado no es riguroso, existe el riesgo real de que información confidencial de su empresa termine accesible para terceros, lo cual puede representar una violación grave de protección de datos, especialmente bajo la Ley 1581 de 2012 en Colombia, que regula el tratamiento de datos personales.
Las empresas que gestionan bien este riesgo son las que exigen, desde la firma del contrato, claridad sobre el procedimiento de borrado que aplicará el proveedor al finalizar el uso del equipo, en lugar de asumir que el tema se resuelve automáticamente.
Estándares de borrado de datos que debe conocer
Sobreescritura DoD 5220.22-M
Este estándar, originado en el Departamento de Defensa de Estados Unidos, consiste en sobrescribir los datos del disco varias veces con patrones específicos, dificultando significativamente la recuperación de la información original. Es uno de los métodos más reconocidos a nivel corporativo, aunque su tiempo de ejecución es mayor que otros métodos más recientes.
NIST 800-88
El estándar del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de Estados Unidos (NIST) es actualmente uno de los más utilizados en entornos corporativos por su balance entre seguridad y eficiencia. Clasifica los métodos de borrado en tres niveles: limpieza (clear), purga (purge) y destrucción física, según el nivel de sensibilidad de la información y el tipo de dispositivo de almacenamiento.
Destrucción física del disco
Para información de máxima sensibilidad, o cuando el disco presenta fallas que impiden un borrado por software confiable, la destrucción física es la opción más segura. Esto implica que el disco queda inutilizable, lo cual es adecuado cuando la empresa no planea reutilizar ese componente específico.
Certificado de destrucción o borrado
Independientemente del método utilizado, lo más importante es recibir un certificado o constancia formal del proceso. Este tema se relaciona directamente con la seguridad en el alquiler de servidores, donde el volumen y la sensibilidad de la información suelen ser más altos que en equipos individuales.
Qué exigir a su proveedor de renting antes de devolver equipos
Antes de devolver un equipo al finalizar el contrato, su empresa debería solicitar por escrito: qué método de borrado aplica el proveedor, si el proceso cumple con estándares reconocidos como NIST 800-88 o DoD 5220, y si se entrega un certificado o constancia del procedimiento realizado. Esta solicitud debería quedar contemplada dentro del contrato desde el inicio, no negociarse apenas al momento de la devolución. Para equipos con mayor volumen de datos sensibles, como servidores, esta pregunta es aún más relevante; puede apoyarse en la guía sobre qué exigir en contratos de renting de servidores para tener un punto de partida claro en esa conversación con su proveedor.
Cómo aplica esto en las principales ciudades de Colombia
En Bogotá, donde se concentran muchas empresas del sector financiero y de servicios profesionales con altos requisitos de cumplimiento en protección de datos, exigir un certificado de borrado seguro es una práctica cada vez más estándar dentro de las políticas internas de seguridad de la información. En Medellín y Cali, empresas de sectores como salud y educación, que manejan datos sensibles de pacientes o estudiantes, también deberían priorizar este requisito al elegir proveedor de renting. En Barranquilla y otras ciudades, donde el sector logístico y comercial maneja información de clientes y proveedores, el borrado certificado protege tanto a la empresa como a sus contrapartes comerciales.
Errores comunes al gestionar la devolución de equipos
Uno de los errores más frecuentes es asumir que formatear el disco es equivalente a un borrado seguro. El formateo estándar no elimina realmente la información, solo oculta las referencias a los archivos, dejando los datos recuperables con herramientas especializadas. Otro error común es no solicitar evidencia formal del proceso de borrado, lo que deja a la empresa sin respaldo documental en caso de una auditoría posterior.
Las empresas que manejan mejor este proceso son las que incluyen la cláusula de borrado seguro certificado directamente en el contrato de renting, en lugar de tratarlo como un tema informal que se resuelve al final del proceso.
Preguntas frecuentes
¿Formatear el disco duro es suficiente para proteger mi información?
No. El formateo estándar no elimina realmente los datos, solo los oculta. Se requiere un borrado seguro certificado bajo estándares como NIST 800-88 o DoD 5220 para garantizar que la información no sea recuperable.
¿APG Tecnología entrega algún certificado de borrado de datos?
Se recomienda solicitar explícitamente esta información al momento de definir el contrato, incluyendo qué método de borrado se aplica y si se entrega constancia formal del proceso.
¿Qué pasa si el disco duro está dañado y no se puede borrar por software?
En estos casos, la destrucción física del disco es la alternativa más segura, garantizando que la información no sea accesible bajo ninguna circunstancia.
¿Este proceso aplica solo a computadores o también a servidores y tablets?
Aplica a cualquier dispositivo con almacenamiento de datos, incluyendo servidores, portátiles y tablets, aunque el procedimiento específico puede variar según el tipo de equipo.
¿La Ley 1581 de 2012 exige este tipo de borrado de datos?
La ley colombiana de protección de datos personales establece obligaciones generales sobre el tratamiento responsable de la información, lo cual hace recomendable exigir procesos de borrado seguro como buena práctica de cumplimiento.
Proteger la información no termina cuando termina el contrato
La responsabilidad sobre los datos de su empresa no desaparece cuando el equipo sale de la oficina. Exigir un proceso de borrado seguro certificado al devolver equipos alquilados es una práctica de seguridad de la información tan importante como cualquier política de contraseñas o control de acceso interno.
Si su empresa quiere conocer cómo se gestiona la seguridad de la información en los equipos alquilados, conozca las soluciones de alquiler tecnológico de APG Tecnología o escríbanos por WhatsApp.
