La gestión documental sigue siendo un proceso clave dentro de toda organización moderna. Sin embargo, muchas empresas enfrentan el mismo dilema: ¿comprar o alquilar impresoras?
En la mayoría de los casos, el alquiler de impresoras se convierte en la opción más eficiente y rentable, especialmente cuando se busca controlar costos, mantener equipos actualizados y garantizar soporte técnico continuo.
Con más de 20 años de experiencia en renting y arriendo tecnológico en Colombia, APG Tecnología ha acompañado a cientos de empresas en Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla, ayudándolas a optimizar su operación documental a través del modelo de impresoras en alquiler.
1. Por qué considerar el alquiler de impresoras
Comprar una impresora puede parecer una inversión sencilla, pero los gastos ocultos a largo plazo —tinta, tóner, mantenimiento y repuestos— pueden multiplicar su costo real.
El renting o arriendo de impresoras transforma este gasto impredecible en un servicio mensual fijo, con equipos siempre actualizados y soporte integral.
Ventajas clave:
- Sin inversión inicial: Pagas solo por el uso.
- Mantenimiento y soporte incluidos: Sin preocuparte por reparaciones.
- Tecnología siempre vigente: Equipos modernos y eficientes.
- Costos predecibles y deducibles: Ideal para planificación financiera.
- Sostenibilidad: Reduces residuos electrónicos y consumo excesivo.
2. Aspectos fundamentales para cotizar correctamente
Cotizar el alquiler de impresoras implica más que pedir precios. A continuación, una guía práctica paso a paso para elegir el mejor plan según tus necesidades empresariales:
1. Determina el volumen de impresión mensual
Evalúa cuántas páginas imprime tu empresa al mes. Esto permite dimensionar el equipo ideal y evitar sobrecostos.
- Menos de 3.000 páginas/mes → impresoras pequeñas o personales
- Entre 3.000 y 10.000 páginas/mes → multifuncionales de oficina
- Más de 10.000 páginas/mes → impresoras láser de alto volumen
2. Define el tipo de impresora
Elige según tu flujo de trabajo:
- Multifuncional (MFP): Imprime, escanea y copia.
- Láser a color o monocromática: Alta velocidad y bajo costo por página.
- Térmica o de etiquetas: Ideal para retail y logística.
- Plotter: Para ingeniería, arquitectura o diseño.
3. Pregunta por los consumibles incluidos
Asegúrate de que el contrato incluya tóner, tinta y repuestos, ya que estos representan una parte importante del costo mensual.
4. Verifica la cobertura técnica
Solicita soporte local en tu ciudad y tiempos de respuesta claros.
APG Tecnología cuenta con equipo técnico propio en Cali, Medellín, Bogotá y Barranquilla, con atención en sitio o remota.
5. Evalúa la flexibilidad del contrato
Los planes pueden ser mensuales, trimestrales o anuales.
Opta por un contrato que te permita ajustar el número de equipos según la demanda o los proyectos activos.
6. Considera la integración tecnológica
Verifica que la impresora sea compatible con tu red corporativa, ERP o sistema contable, y que permita gestión remota del uso y los consumos.
3. Ejemplos de aplicación empresarial
- Empresas de servicios en Bogotá: Alquilan impresoras multifuncionales para sus sedes administrativas y reducen un 25% sus costos operativos.
- Universidades y colegios en Cali: Implementan contratos de renting con mantenimiento y reposición incluidos, garantizando continuidad durante el año académico.
- Firmas de diseño en Medellín: Usan plotters de gran formato en arriendo para proyectos puntuales, sin comprometer capital en equipos de uso esporádico.
- Empresas logísticas en Barranquilla: Aprovechan impresoras térmicas alquiladas para etiquetado y control de inventarios.
4. Comparativa: compra vs. alquiler de impresoras
| Criterio | Compra de impresoras | Alquiler (Renting) |
| Inversión inicial | Alta | Nula |
| Mantenimiento | A cargo del cliente | Incluido |
| Actualización tecnológica | Limitada | Permanente |
| Costo mensual | Variable | Fijo y predecible |
| Flexibilidad contractual | Baja | Alta |
| Soporte técnico | Opcional | Integral |
| Beneficio fiscal | Depreciación | Gasto deducible |
El alquiler de impresoras ofrece mayor eficiencia, control financiero y tranquilidad operativa, sin los riesgos ni la depreciación de la compra.
5. Cómo cotizar impresoras con APG Tecnología
- Define tus necesidades: Tipo de impresora, volumen mensual y tiempo de contrato.
- Solicita una cotización personalizada: APG analiza tu caso y propone la mejor solución.
- Recibe tus equipos listos para usar: Instalación, configuración y pruebas incluidas.
- Disfruta soporte continuo: Mantenimiento y reemplazo inmediato ante fallas.
- Renueva o amplía tu plan: Según tus nuevos proyectos o crecimiento empresarial.
Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿El alquiler incluye consumibles como tóner o tinta?
Sí. En los contratos de APG Tecnología, el servicio puede incluir consumibles, mantenimiento y soporte técnico total.
2. ¿Puedo alquilar impresoras para un periodo corto?
Claro. APG ofrece planes flexibles por días, semanas o meses, ideales para proyectos temporales, ferias o licitaciones.
3. ¿El renting aplica a cualquier tamaño de empresa?
Sí. APG trabaja con pymes, grandes corporaciones y consorcios, adaptando la solución a cada necesidad.
4. ¿Dónde ofrece servicio APG Tecnología?
En Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla y todo el territorio colombiano, con logística y soporte local.
5. ¿Qué marcas de impresoras manejan?
APG ofrece equipos de HP, Canon, Epson, Brother y Lexmark, garantizando disponibilidad de repuestos y alta durabilidad.
Cotizar el alquiler de impresoras correctamente es el primer paso para optimizar la gestión documental y reducir costos tecnológicos.
Con más de dos décadas de experiencia, APG Tecnología se posiciona como el aliado experto en soluciones de impresión en arriendo, ofreciendo flexibilidad, soporte integral y equipos de última generación.
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