Un proceso de fusión, adquisición o due diligence legal moviliza, por unas semanas, a un equipo de abogados y analistas que necesita revisar volúmenes grandes de documentación con altos estándares de confidencialidad. Ese pico de trabajo no justifica ampliar el parque tecnológico permanente del estudio jurídico. El renting de computadores, servidores e impresoras permite montar la infraestructura temporal que exige un proceso de M&A, sin comprometer capital en equipos que solo se usarán durante la duración del proyecto.
Por qué los procesos de M&A y due diligence exigen infraestructura temporal
Un proceso de fusión o adquisición tiene un cronograma definido: dura semanas o meses, no años. Durante ese periodo, el estudio jurídico puede necesitar estaciones de trabajo adicionales para el equipo de analistas, servidores para alojar la documentación del proceso de forma centralizada, e impresoras para el manejo de documentos que aún requieren firma o revisión física. Comprar esta infraestructura para un proyecto puntual significa quedarse con equipos sin uso una vez cerrado el proceso.
Cómo se estructura un data room temporal con equipos en renting
Un data room, físico o virtual, es el espacio controlado donde se centraliza la documentación de un proceso de M&A o due diligence para que el equipo autorizado pueda revisarla. Para montar esta infraestructura de forma temporal, los estudios jurídicos suelen combinar tres tipos de equipo:
- Servidores, para centralizar el almacenamiento de la documentación del proceso en un entorno controlado.
- Computadores de escritorio o estaciones de trabajo, para el equipo de analistas y abogados que revisa la información durante el periodo del proyecto.
- Impresoras multifuncionales, para los documentos que aún requieren impresión, firma física o digitalización durante el proceso.
Seguridad de la información en procesos de M&A
La confidencialidad es el factor más crítico en cualquier proceso de fusión o adquisición, ya que la información que se revisa suele incluir datos financieros, contratos y estrategia comercial de las partes involucradas. Además de las políticas internas de seguridad de la información del estudio jurídico, es recomendable aplicar cifrado de disco en los equipos que almacenan documentación sensible y definir con el proveedor de renting un protocolo claro de borrado seguro de datos una vez finalice el proyecto.
Cómo planear el equipamiento tecnológico de un proceso de due diligence
Antes de iniciar el proceso, conviene definir estos puntos con el equipo legal y el proveedor de renting:
- Estimar el número de analistas y abogados que necesitarán estación de trabajo durante el proyecto.
- Definir si se requiere un servidor dedicado para centralizar la documentación o si se usará infraestructura en la nube complementaria.
- Establecer el protocolo de seguridad de la información y cifrado de los equipos asignados al proyecto.
- Confirmar los tiempos de entrega e instalación para que la infraestructura esté lista antes del inicio formal del proceso.
- Acordar con el proveedor el protocolo de borrado seguro de datos y devolución de equipos al cierre del proyecto.
Servidores para proyectos de TI con duración definida
Este tipo de infraestructura temporal no es exclusivo de procesos legales. Este artículo sobre renting de servidores para proyectos de TI explica cómo otras áreas de la empresa estructuran infraestructura de cómputo para iniciativas con fecha de inicio y cierre definidas.
Borrado seguro de datos al finalizar el proyecto
Una vez cerrado el proceso de M&A o due diligence, la devolución de los equipos debe ir acompañada de un proceso riguroso de eliminación de la información almacenada. Este artículo sobre borrado seguro de datos en la devolución de equipos alquilados detalla cómo debe gestionarse este paso antes de que el equipo regrese al inventario del proveedor.
Infraestructura temporal con soporte técnico ágil
APG Tecnología cuenta con más de 20 años de experiencia en renting tecnológico para empresas en Colombia, con cotizaciones entregadas en menos de 2 horas y soporte técnico en sitio que responde en menos de 6 horas en Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla. Cada contrato incluye mantenimiento preventivo gratuito cada 6 meses y garantía permanente durante toda su vigencia, condiciones que respaldan a más de 500 clientes y más de 820 equipos entregados.
Preguntas frecuentes sobre renting de equipos para M&A y due diligence
¿Por cuánto tiempo se puede rentar equipos para un proceso de M&A?
El contrato se ajusta a la duración estimada del proceso, que puede ir desde unas semanas hasta varios meses, según la complejidad de la transacción.
¿El proveedor de renting tiene acceso a la información almacenada en los equipos?
El proveedor entrega el hardware, pero la gestión y seguridad de la información almacenada es responsabilidad del estudio jurídico. Por eso es clave aplicar cifrado y políticas internas de acceso a los documentos.
¿Qué pasa con los datos cuando termina el proyecto y se devuelven los equipos?
Debe aplicarse un protocolo de borrado seguro antes de la devolución, de forma que ninguna información del proceso quede almacenada en el equipo que regresa al inventario del proveedor.
¿Se pueden rentar servidores además de computadores para este tipo de proyectos?
Sí, es común combinar computadores para el equipo de trabajo con servidores dedicados para centralizar la documentación del proceso en un entorno controlado.
Infraestructura temporal para decisiones que no esperan
Un proceso de M&A o due diligence no da tiempo para procesos largos de adquisición de equipos. El renting tecnológico le permite al estudio jurídico montar la infraestructura necesaria con la velocidad que exige el cronograma de la transacción, y devolverla sin dejar activos ociosos una vez cerrado el proceso.
